8 mẹo để bài thuyết trình PowerPoint thành công hơn mới nhất 2021

Biết thủ thuật giúp file trình chiếu rực rõ sẽ làm buổi thuyết trình của bạn thành công. Trình chiếu là cách trực quan nhất để chia sẻ những ý tưởng phức tạp đến với khán giả, mặc dù chúng khá nhạt và xấu khi tác giả không biết triển khai ý tưởng và thiết kế. Vậy nên, trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu một số mẹo để giúp bài thuyết trình PowerPoint của bạn trở nên đẹp và thú vị hơn.

Mục tiêu của bài thuyết trình là gì?

Đầu tiên bạn phải xác định mục đích của bài thuyết trình. Nó có đầy đủ thông tin, dễ hiểu hay không? Hay đó là một màn chào hàng, nhằm thuyết phục khán giả và dẫn họ đến một kết quả cụ thể nào đó?

Đây chính là vấn đề mà phần lớn các bài thuyết trình gặp phải khi không thể xác định được các luận điểm tốt nhất để hỗ trợ cho mục tiêu của chúng ta. Ví dụ, các mục tiêu chính gồm: để giải trí, để cung cấp thông tin hoặc chia sẻ dữ liệu, phản biện hoặc trình bày vấn đề nào đó. Sử dụng dữ kiện, số liệu và hình ảnh để hỗ trợ cho bài thuyết trình của bạn.

Mình khuyên bạn nên giới thiệu phần kết thúc đầu tiên. Khi khác giả biết phần kết thúc của bài thuyết trình, họ sẽ có thể biết được những gì mình ghi nhớ và phân tích để đi đến phần kết thúc của bạn. Từ đó họ sẽ tập trung và lắng nghe bài thuyết trình của bạn hơn.

Sử dụng Templates

Tất nhiên là dùng mẫu PowerPoint đẹp sẽ khiến buổi thuyết trình trở lên ấn tượng. Vì vậy AnonyViet đã chia sẻ khá nhiều Template Powerpoint đẹp miễn phí với nhiều chủ đề như kinh doanh, học tập, xin việc…

Nếu bạn thực sự không biết thiết kế hoặc tạo bố cục, thì các Templates sẽ cứu bạn. Trang Templates PowerPoint mà mình thích nhất là SlideGo. Bởi vì nó đẹp và miễn phí. Nhưng Slide chỉ là công cụ để giúp bạn thuyết trình tốt hơn mà thôi. Nhớ lấy, tất cả phụ thuộc vào kỹ năng thuyết trình của bạn.

Càng đơn giản càng đẹp

Bài PowerPoint của bạn không nên chứa tất cả mọi thứ. Hãy giới thiệu về một chủ đề trên Slide, một chủ đề mà chúng ta có thể giải thích bằng cách thuyết trình. Càng nhiều thông tin dư thừa, khán giả càng dễ phân tâm. Nó làm cho bài thuyết trình trở nên kém hấp dẫn và kém thú vị hơn, và chẳng ai tập trung nghe bạn cả, bởi vì thứ họ đang tập trung bây giờ là đọc một đống thông tin trên Slide của bạn. Hãy khiến khán giả chú ý đến mình, Slide chỉ là công cụ phụ trợ cho bài thuyết trình của bạn thôi, nhớ lấy.

Điều này áp dụng cho Slide như ảnh trên. Trên thực tế, không có gì tệ hơn khi người thuyết trình chỉ đọc những thông tin trên Slide cả. Khán giả của bạn có khả năng đọc và rất có thể họ sẽ đọc xong Slide trước bạn. Nhớ tránh đưa văn bản chữ lên Slide.

Xem xét kiểu chữ

Mình khuyên bạn không nên dùng Papyrus và Comic Sans trong tất cả các bài PowerPoint. Ngoài ra, bạn cần xem xét kiểu chữ đang sử dụng, người thuyết trình và chính Slide PowerPoint nữa.

Cân nhắc lựa chọn giữa tính dễ đọc hơn là tính thẩm mỹ và tránh các phông chữ lạ mắt có thể gây mất tập trung. Một Slide tốt cần có hai phông chữ: serif và sans-serif. Sử dụng một cho tiêu đề và một cho nội dung, danh sách và những thứ tương tự. Veranda, Helvetica, Arial, và thậm chí Times New Roman là những lựa chọn an toàn.

Kí hiệu đầu dòng

Các kí hiệu đầu dòng hỗ trợ người thuyết trình, làm cho khán giả dễ đọc thông tin hơn. Trên thực tế, các Slide tốt nhất nên có ít hoặc không có văn bản nào cả. Với tư cách là một người thuyết trình, nhiệm vụ của bạn là nói về các vấn đề cần thuyết trình, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta cần làm nổi bật mọi điểm cần nói.

Thay vào đó, hãy chia nội dùng thành danh sách 3 hoặc 4 gạch đầu dòng. Cẩn thận khi sử dụng gạch đầu dòng, bạn cần đảm bảo nội dung gạch đầu dòng đó và đừng để nó quá dài. Nếu bạn không thể, hãy nhớ rằng không có ai giới hạn số lượng Slide trong bài thuyết trình. Luôn có thể chia danh sách 12 gạch đầu dòng thành ba Slide, mỗi Slide bốn gạch.

Hạn chế sử dụng hiệu ứng

Hiệu ứng, khi được sử dụng đúng cách sẽ phát huy được hết hiệu quả của nó. Nó chia nhỏ các chuyển động của Slide và thêm hành động vào các phần tử sử dụng. Nhưng nó nên được dùng một cách thận trọng.

Ví dụ: việc thêm hiệu ứng chuyển đổi từ trái sang phải giữa mọi Slide hoặc tạo hoạt ảnh cho từng gạch đầu dòng sẽ tạo cảm giác ức chế và khó chịu cho khán giả. Người xem nhanh chóng cảm thấy nhàm chán và các hiệu ứng sẽ dần trở nên đáng sợ.

Điều đó không có nghĩa là bạn không thể sử dụng hoạt ảnh và hiệu ứng chuyển tiếp, chỉ là bạn cần cẩn thận khi sử dụng chúng. Hãy sử dụng chúng cho những mục đích cụ thể, hoặc bạn muốn làm rõ một ý nào đó trong bài thuyết trình.

Bỏ qua văn bản nếu có thể

Đôi khi hình ảnh sẽ giúp ta diễn đạt dễ hơn là văn bản. Mục tiêu của bạn là diễn đạt chi tiết hết sức có thể mà không bắt người dùng phải đọc nhiều. Trong những trường hợp này, các hình ảnh được thiết kế tốt, như biểu đồ, sẽ truyền đạt tốt hơn.

Một hình ảnh phù hợp ở đúng ngữ cảnh giúp bài thuyết trình của bạn được tóm tắt, rành mạch, rõ ràng và trực quan hơn. Ví dụ như các bảng thống kế nhàm chán, hãy thử biến nó thành các biểu đồ sinh động kèm theo các hình ảnh đại diện sẽ thú vị hơn nhiều. Đây còn là một thuật ngữ trong điện ảnh mà bạn có thể áp dụng: “Show don’t tell”.

Một số nguồn ảnh mà mình sưu tập được dành cho các bạn: manypixels, pngfree, freepik, Unsplash,..

Phối màu

Màu sắc cũng là một trong những yếu tốt quyết định cho bài thuyết trình của bạn. Nếu bạn phối màu đúng, khán giả sẽ dễ dàng chú ý và tập trung vào bài thuyết trình của bạn hơn. Nhưng nếu bạn không biết cách phối màu hoặc phối sai, thì trước khi bạn cất tiếng nói, bạn đã thất bại rồi. Vậy nên, mình sẽ giới thiệu cho các bạn một trang web giúp chúng ta phối màu PowerPoint cực kỳ đẹp là happyhues hoặc colorhunt.

Sắp xếp Slide

Dành một chút thời gian trong Slide Sorter trước khi bạn hoàn thành bài thuyết trình của mình. Bằng cách nhấp vào bốn ô vuông ở dưới cùng bên trái của Slide, bạn có thể xem nhiều trang trình bày cùng một lúc và xem cách thức hoạt động của mỗi Slide. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào “View” trên ribbon và chọn “Slide Sorter”.

Từ chế độ này, bạn có thể xem xét và sắp xếp lại thứ tự xuất hiện của mỗi Slide. Sự khác biệt giữa một bài thuyết trình tốt và một bài thuyết trình tồi thực sự nằm ở khâu chuẩn bị và thực hiện. Những người luôn theo quy trình và lập kế hoạch cẩn thận — không chỉ toàn bộ bài thuyết trình, mà còn quan tâm từng slide — là những người thành công.